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Datenschutz­erklärung

Stand: 14. Oktober 2026 · Diese Erklärung erläutert, welche Daten wir beim Besuch dieser Website und bei der Nutzung der Webanwendung IX Verio verarbeiten.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

IX Company GmbH
Am Krautgarten 12a, 89331 Burgau
E-Mail: info@ix-company.de
Telefon: +49 (0) 8222 9653136

2. Datenschutzbeauftragter

Wir sind gesetzlich nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, und haben keinen bestellt. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

3. Hosting

Diese Website wird gehostet bei der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe (Deutschland); Serverstandort ist ein ISO-27001-zertifiziertes Rechenzentrum in Deutschland. Beim Aufruf der Seiten werden im Rahmen der technischen Auslieferung Server-Logfiles erstellt (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, User-Agent, Referrer). Speicherdauer: 7 Tage, danach Löschung bzw. Anonymisierung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an stabiler und sicherer Bereitstellung). Mit netcup besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Verschlüsselung (TLS/SSL)

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine TLS-/SSL-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am „https://" und am Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers.

5. Cookies & Einwilligung

Technisch notwendige Verarbeitungen erfolgen ohne Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Darüber hinaus setzen wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung optionale Cookies für die Reichweitenmessung (Google Analytics, siehe Ziffer 6) ein. Vor einer Entscheidung werden keine Analyse-Cookies gesetzt und keine Daten an Google übertragen. Ihre Auswahl verwalten Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer. Rechtsgrundlagen: § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung für die Speicherung/den Zugriff auf Informationen im Endgerät) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

6. Webanalyse mit Google Analytics 4

Soweit Sie eingewilligt haben, nutzen wir Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google"). Zweck ist die statistische Auswertung der Nutzung unserer Website (Reichweitenmessung), um unser Angebot zu verbessern.

  • Measurement-ID: G-GWRVM09RHR
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), § 25 Abs. 1 TDDDG.
  • IP-Anonymisierung: IP-Adressen werden von Google Analytics 4 standardmäßig gekürzt verarbeitet; eine Speicherung der vollständigen IP-Adresse erfolgt nicht.
  • Drittlandübermittlung: Eine Übermittlung in die USA ist möglich. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen EU-Standardvertragsklauseln. Es verbleibt ein Restrisiko des Zugriffs durch US-Behörden.
  • Speicherdauer: Nutzer- und Ereignisdaten werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht. Das Einwilligungs-Cookie (ix_klaro_consent) wird nach 365 Tagen entfernt; GA4-Cookies (_ga) nach bis zu 24 Monaten.
  • Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer widerrufen.
  • Browser-Opt-out: Die Erfassung durch Google Analytics können Sie zusätzlich über das Browser-Add-on verhindern: tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google. Für Google Analytics gelten die Datenverarbeitungsbedingungen von Google; Google verarbeitet die Messdaten insoweit in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich für die Verarbeitung auf dieser Website bleibt die unter Ziffer 1 genannte Stelle.

7. Schriftarten / Fonts

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten werden lokal von unserem Server ausgeliefert (Self-Hosting). Es findet keine Verbindung zu Servern Dritter (z. B. Google Fonts) und keine Übermittlung Ihrer IP-Adresse an Dritte statt.

8. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail erreichen, verarbeiten wir Ihre Angaben zum Zweck der Anfragebearbeitung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung/Erfüllung eines Vertrags) bzw. lit. f DSGVO (Bearbeitung sonstiger Anliegen). Wir löschen die Daten, sobald sie nicht mehr benötigt werden, spätestens nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (i. d. R. 6 bzw. 10 Jahre nach HGB/AO bei geschäftsrelevanten Vorgängen).

WhatsApp: Auf unserer Kontaktseite bieten wir zusätzlich einen WhatsApp-Kontakt an. Der Link öffnet WhatsApp; ein Kontakt kommt erst zustande, wenn Sie ihn selbst aufnehmen. Betreiber des Dienstes ist die WhatsApp Ireland Ltd. Schreiben Sie uns dort, verarbeiten wir Ihre Nachricht und Ihre Rufnummer zur Bearbeitung Ihres Anliegens; auf die Verarbeitung durch WhatsApp selbst haben wir keinen Einfluss, hierfür gelten deren Bedingungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Für vertrauliche Angaben – etwa Abrechnungs- oder Vertragsdaten – nutzen Sie bitte E-Mail, Telefon oder das Kundenportal. Sie sind zu keinem Zeitpunkt auf WhatsApp angewiesen; alle anderen Kontaktwege stehen gleichrangig offen.

Anrufbeantworter: Erreichen Sie uns telefonisch nicht persönlich, können Sie eine Nachricht auf unserem Anrufbeantworter hinterlassen. Wir verarbeiten dabei Ihre Rufnummer (sofern sie übermittelt wird), den Zeitpunkt des Anrufs und Ihre Sprachnachricht mit den Angaben, die Sie uns nennen. Die Nachricht wird von unserer Telefonanlage per E-Mail an unser Postfach bei Microsoft 365 weitergeleitet. Damit wir schneller zurückrufen können, wandeln wir die Aufnahme auf unserem eigenen Server in Deutschland mit einer Spracherkennungssoftware in Text um. Die Aufnahme wird dabei an keinen externen Sprach- oder KI-Dienst übermittelt. Die Sprachaufnahme löschen wir nach spätestens 90 Tagen; den Text und den Vermerk über den Rückruf bewahren wir wie andere Anfragen auf (siehe oben). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags) bzw. lit. f DSGVO (Bearbeitung sonstiger Anliegen). Ob Sie eine Nachricht hinterlassen, entscheiden Sie selbst; Sie können auch auflegen und uns per E-Mail oder über das Kontaktformular erreichen.

Terminbuchung: Für ein kurzes Erstgespräch können Sie über unsere Website einen Termin auswählen. Die Buchungsseite wird von der Microsoft Ireland Operations Ltd. bereitgestellt (Microsoft Bookings, Teil von Microsoft 365); Sie verlassen dabei unsere Website. Die von Ihnen dort eingegebenen Angaben – etwa Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Angaben zu Ihrer Liegenschaft – verarbeiten wir zur Terminvereinbarung und zur Vorbereitung des Gesprächs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags) bzw. lit. f DSGVO (Bearbeitung sonstiger Anliegen). Es besteht keine Pflicht, einen Termin über diesen Weg zu vereinbaren – Sie erreichen uns ebenso per Telefon, E-Mail oder über das Kontaktformular.

9. Kunden-Portal

Unser Kunden-Portal ist die Webanwendung IX Verio unter verio.ix-company.de (Nutzerkonto, Cookies und E-Mails siehe Ziffer 10). Dort sehen Sie Ihre Häuser, Abrechnungen, Rechnungen, Angebote, Verträge und Nachrichten; die Daten rufen wir aus unserem Vertragssystem ab. Beide sind eigene Systeme der IX Company auf demselben Server der netcup GmbH in Deutschland; zwischen ihnen findet keine Übermittlung an Dritte statt. Für Häuser, die wir für Sie abrechnen, übermitteln Sie uns dort Zählerstände, Mieterwechsel (Name, Zeitraum, Vorauszahlungen) und Kostenbelege; diese Daten verarbeiten wir in Ihrem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Unterschriften und Lastschriftmandate: Nehmen Sie ein Angebot an, unterschreiben Sie einen Vertrag oder erteilen Sie ein SEPA-Lastschriftmandat, speichern wir Name, Funktion, Ort und Unterschrift, bei Mandaten außerdem Kontoinhaber, IBAN, BIC und Einzugstag, dazu Zeitpunkt, Ihre IP-Adresse und Ihre Zustimmung zu AGB bzw. AV-Vertrag (jeweilige Fassung) als Nachweis. Eine Bestätigung mit den Unterlagen senden wir Ihnen per E-Mail. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung) und lit. f DSGVO (Nachweis der Erklärung). Wir bewahren diese Daten auf, solange der Vertrag bzw. das Mandat besteht, danach nach den gesetzlichen Fristen (in der Regel sechs bzw. zehn Jahre).

Erste Anmeldung und Unterstützung: Melden Sie sich zum ersten Mal mit Ihren bisherigen Portal-Zugangsdaten an, prüfen wir diese gegen unser Vertragssystem und legen Ihr Verio-Konto an. Unsere Mitarbeiter können Ihr Portal zur Unterstützung so ansehen, wie Sie es sehen (nur lesend). Jeden Zugriff unserer Mitarbeiter auf Ihre Daten – auch über diese Ansicht – protokollieren wir mit Mitarbeiter, Zeitpunkt, aufgerufener Seite und IP-Adresse und bewahren das Protokoll zwölf Monate auf (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 28 Abs. 3 lit. c, Art. 32 DSGVO).

portal.ix-company.de: Unter dieser Adresse nehmen wir Anfragen von Interessenten und Kündigungen entgegen (Name, Kontaktdaten, Angaben zum Objekt bzw. Vertrag; Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Kunden leiten wir von dort zu IX Verio weiter.

10. IX Verio (Kundenportal und Selbstabrechnung)

Die Webanwendung IX Verio unter verio.ix-company.de ist unser Kundenportal (siehe Ziffer 9) und zugleich die Anwendung, mit der Vermieter ihre Heiz- und Betriebskostenabrechnung selbst erstellen. Sie läuft auf unserem Server bei der netcup GmbH in Deutschland (siehe Ziffer 3).

Für alle Nutzer – Ihr Nutzerkonto: Wir verarbeiten Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (nur als nicht umkehrbarer Prüfwert gespeichert), Ihre Kundennummer und den Zeitpunkt Ihrer letzten Anmeldung. Für die Anmeldung setzt die Anwendung ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); Analyse- oder Werbe-Cookies setzt IX Verio nicht. Wir senden Ihnen E-Mails, die zur Nutzung gehören – etwa Einladung, Passwort-Links, Ablese-Erinnerungen, Bestätigungen und Rechnungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ihr Zugang besteht, solange Sie IX Verio nutzen bzw. ein Vertrag mit uns besteht.

Registrierung: Registrieren Sie sich selbst, speichern wir Ihre Angaben bis zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse höchstens 48 Stunden; ohne Bestätigung löschen wir sie. Dabei prüfen wir, ob Ihre E-Mail-Adresse bereits zu einem unserer Kunden gehört. Ist das der Fall, legen wir kein neues Konto an, informieren Sie per E-Mail und unsere Mitarbeiter intern, damit wir Ihnen den Zugang einrichten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Schutz vor doppelten Konten und unbefugtem Zugriff).

Öffentliche Demo: Die Demo unter verio.ix-company.de/demo enthält ausschließlich erfundene Daten. Sie setzt ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, das nach zwei Stunden abläuft (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Nur für Selbstabrechner: Zusätzlich verarbeiten wir Ihre Anschrift und die Absenderangaben für Ihre Abrechnungen. Bei Ihrer ersten Bezahlung legen wir Sie mit diesen Angaben als Kunden in unserer Buchhaltung an. Wann Sie den Nutzungsbedingungen zugestimmt und eine Freischaltung bestellt haben, speichern wir als Nachweis. Laden Sie vor der Freischaltung Vorschauen herunter, speichern wir Zeitpunkt und Abrechnung, um Missbrauch der kostenlosen Vorschau zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); nach zwölf Monaten löschen wir diese Einträge. Widerrufen Sie eine Bestellung über die Schaltfläche „Vertrag widerrufen“, speichern wir Ihren Namen, die E-Mail-Adresse für die Eingangsbestätigung und den Zeitpunkt des Eingangs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) sowie lit. c DSGVO (gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten).

Bezahlung über Mollie: Freischaltungen bezahlen Sie über die Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande. Sie geben Ihre Zahlungsdaten (etwa Karten- oder Kontodaten) direkt auf der Bezahlseite von Mollie ein; wir erhalten sie nicht. Mollie übermittelt uns nur, ob, wann, mit welcher Zahlart und in welcher Höhe bezahlt wurde, sowie eine Zahlungsnummer. Mollie ist als Zahlungsinstitut für die Zahlungsabwicklung selbst verantwortlich; es gilt die Datenschutzerklärung von Mollie. Wählen Sie PayPal oder Apple Pay, sind zusätzlich diese Anbieter nach ihren eigenen Bedingungen beteiligt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für jede Zahlung erstellen wir eine Rechnung; Rechnungs- und Zahlungsdaten bewahren wir nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen auf.

Daten Ihrer Mieter (Selbstabrechnung): Die Angaben, die Sie für Ihre Abrechnung eingeben (etwa Namen der Mieter, Wohnung, Ein- und Auszug, Verbräuche und Kosten), verarbeiten wir ausschließlich in Ihrem Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich für diese Daten sind Sie als Vermieter. Kontaktdaten Ihrer Mieter benötigt IX Verio nicht; wir senden Ihren Mietern nichts. Zugriffe unserer Mitarbeitenden auf diese Daten (etwa bei Rückfragen oder zur Fehlerbehebung) protokollieren wir mit Zeitpunkt und aufgerufener Seite und bewahren das Protokoll zwölf Monate auf.

Speicherdauer (Selbstabrechnung): Endet die Nutzung, sperren wir den Zugang und löschen die Daten nach drei Monaten (kündigen wir, erst drei Monate nach Ablauf der Nutzungsdauer Ihrer Freischaltungen), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (insbesondere für Rechnungen).

11. Funkmessgeräte

Unsere Funk-Heizkostenverteiler, Wasser- und Wärmemengenzähler übertragen ausschließlich Geräte-ID und Verbrauchswert (AES-128 verschlüsselt). Eine direkte Personenbindung erfolgt erst in unserem Rechenzentrum bei der Zuordnung zur Wohneinheit.

12. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich oder gesetzlich vorgesehen ist. Eingesetzte Dienstleister – etwa die netcup GmbH für das Hosting, die Microsoft Ireland Operations Ltd. für E-Mail und Terminbuchung sowie die sevDesk GmbH (Offenburg) für die Buchhaltung – sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden. Für den Einzug per SEPA-Lastschrift übermitteln wir Kontoinhaber, IBAN, Mandatsreferenz und Betrag an unsere Hausbank (Raiffeisenbank Ichenhausen eG). Für Zahlungen in IX Verio ist die Mollie B.V. (Niederlande) als eigenständig verantwortliches Zahlungsinstitut beteiligt, siehe Ziffer 10. Nehmen Sie von sich aus über WhatsApp Kontakt auf, ist zusätzlich die WhatsApp Ireland Ltd. beteiligt; dieser Weg steht Ihnen frei und ist durch die übrigen Kontaktwege jederzeit vermeidbar.

13. Drittlandübermittlung

Die Datenverarbeitung im Rahmen dieser Website erfolgt grundsätzlich in Deutschland bzw. der EU. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR ist nur dann möglich, wenn Sie einen der folgenden Wege nutzen: die Webanalyse mit Google Analytics 4 – ausschließlich mit Ihrer Einwilligung, siehe Ziffer 6 –, die Terminbuchung über Microsoft Bookings oder den WhatsApp-Kontakt, beide siehe Ziffer 8. Für den E-Mail-Verkehr mit uns – auch für E-Mails aus IX Verio und für die Nachrichten unseres Anrufbeantworters – nutzen wir Microsoft 365; dabei ist eine Übermittlung an die Microsoft Corporation in den USA nicht ausgeschlossen. Die Google LLC, die Microsoft Corporation und die Meta Platforms, Inc. sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen EU-Standardvertragsklauseln. Es verbleibt ein Restrisiko des Zugriffs durch US-Behörden. Die Bezahlung in IX Verio wickelt die Mollie B.V. in der EU ab; wählen Sie dort PayPal oder Apple Pay, richtet sich eine Übermittlung in Drittländer nach den Bedingungen dieser Anbieter (siehe Ziffer 10). Wer die Website lediglich liest, die Webanalyse ablehnt und weder Terminbuchung noch WhatsApp nutzt, dessen Daten verlassen die EU nicht.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Verarbeiten wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie dem aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu (Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht – BayLDA, Promenade 18, 91522 Ansbach).

15. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Erklärung anzupassen, sofern sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitungen ändern.

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