Betriebskostenabrechnung nach BetrKV
Wir erstellen die Betriebskostenabrechnung für die kalten Nebenkosten – für Vermieter, Hausverwaltungen und Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG), in der Regel zusammen mit der Heizkostenabrechnung. Grundlage sind die §§ 556 und 556a BGB sowie die Betriebskostenverordnung (BetrKV).
Welche Kosten auf die Mieter umgelegt werden, ergibt sich aus dem Katalog in § 2 BetrKV und aus dem Mietvertrag. Dazu zählen unter anderem Grundsteuer, Wasserversorgung und Entwässerung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Sach- und Haftpflichtversicherung sowie die Kosten für den Hauswart. Diese Positionen können grundsätzlich zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind – insbesondere eine wirksame Vereinbarung im Mietvertrag.
Ablauf in fünf Schritten
- Anfrage und Angebot: Sie nennen uns Liegenschaft, Anzahl der Einheiten und Abrechnungszeitraum. Sie erhalten ein Festpreisangebot je Liegenschaft.
- Unterlagen übermitteln: Sie senden uns Rechnungen, Bescheide und Mieterdaten digital, per E-Mail oder Upload.
- Prüfung und Zuordnung: Wir prüfen die Belege auf Umlagefähigkeit und Zeitraum, ordnen sie den Kostenarten nach § 2 BetrKV zu und klären offene Punkte mit Ihnen.
- Verteilung: Wir verteilen die Kosten nach den vereinbarten Umlageschlüsseln, verrechnen die Vorauszahlungen und übernehmen die Ergebnisse der Heizkostenabrechnung.
- Übergabe: Sie erhalten je Mieter eine nachvollziehbare Einzelabrechnung als PDF und eine Gesamtübersicht der Liegenschaft.
Diese Unterlagen benötigen wir
Welche Belege im Einzelfall nötig sind, hängt von Objekt und Mietvertrag ab. In der Regel sind das:
- Grundsteuerbescheid
- Rechnungen der Gebäude- und Haftpflichtversicherung
- Gebührenbescheide für Müllabfuhr und gegebenenfalls Straßenreinigung
- Abrechnungen für Wasser und Abwasser
- Stromrechnung für den Hausstrom (Allgemeinbeleuchtung)
- Rechnungen oder Verträge für Hausmeister, Treppenhausreinigung und Gartenpflege
- Übersicht der geleisteten Vorauszahlungen je Mieter
- Angaben zu Mieterwechseln mit Ein- und Auszugsdatum
- Wohnflächen und die im Mietvertrag vereinbarten Umlageschlüssel
Fristen nach § 556 Abs. 3 BGB
Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Danach ist eine Nachforderung des Vermieters ausgeschlossen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
Beispiel: Endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung dem Mieter bis zum 31. Dezember 2026 zugehen. Einwendungen kann der Mieter grundsätzlich bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen.
Umlageschlüssel nach § 556a BGB
Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen – etwa Wasser über Wohnungswasserzähler –, sind nach einem Maßstab umzulegen, der diesem Verbrauch Rechnung trägt.
Im Mietvertrag können andere Schlüssel vereinbart sein, zum Beispiel nach Personenzahl oder nach Wohneinheiten. Bei vermietetem Wohnungseigentum gilt ohne abweichende Vereinbarung grundsätzlich der Maßstab, der zwischen den Wohnungseigentümern gilt (§ 556a Abs. 3 BGB). Wir übernehmen die Schlüssel aus Ihren Unterlagen und weisen sie je Kostenart aus.
Heiz- und Betriebskosten aus einer Hand
Heizkostenabrechnung und Betriebskostenabrechnung greifen ineinander. Wir liefern beides koordiniert – das spart Aufwand und vermeidet Widersprüche.
Für Hausverwaltungen, WEG und einzelne Eigentümer
Ob großer Bestand oder einzelne vermietete Wohnung – wir erstellen die Betriebskostenabrechnung für Hausverwaltungen, WEG und einzelne Eigentümer.
Vor Ort sind wir rund 100 km (Privat) bzw. 150 km (Hausverwaltungen, Unternehmen) um Burgau im Einsatz. Die Betriebskostenabrechnung selbst erstellen wir auch aus der Ferne, da die Unterlagen digital übermittelt werden.
Lieber selbst rechnen? Mit unserem kostenlosen Betriebskosten-Rechner verteilen Sie die kalten Betriebskosten je Mieter und laden ein fertiges PDF herunter – ohne Anmeldung, Ihre Daten bleiben im Browser.
Wer Heiz- und Betriebskosten selbst abrechnen möchte, kann IX Verio nutzen: kostenlos starten, 34,80 € je Wohnung und Abrechnungszeitraum inkl. USt erst für die fertige Abrechnung, kein Abo.
Was eine Abrechnung durch einen Messdienst in der Regel kostet, zeigt unser Ratgeber.
Ratgeber: Was kostet eine Heizkostenabrechnung? →
Häufige Fragen
Welche Kosten sind umlagefähig?
Grundsätzlich die in § 2 BetrKV aufgeführten Betriebskosten, etwa Grundsteuer, Wasser und Entwässerung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Versicherungen und Hauswart – sofern die Umlage im Mietvertrag wirksam vereinbart ist.
Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung vorliegen?
Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 BGB).
Nach welchem Schlüssel werden die Kosten verteilt?
Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, nach dem Anteil der Wohnfläche. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen, sind nach einem verbrauchsabhängigen Maßstab umzulegen (§ 556a Abs. 1 BGB).
Rechnen Sie auch für einzelne Eigentümer ab?
Ja, auch für einzelne vermietete Eigentumswohnungen.
Was kostet die Betriebskostenabrechnung bei IX Company?
Sie erhalten ein Festpreisangebot je Liegenschaft.